Ieder ondernemer die fysieke producten verkoopt, heeft met voorraad te maken. Met goed voorraadbeheer heb je altijd inzicht over inkomende en uitgaande voorraad.

Het opzetten, inrichten en bijhouden van voorraadbeheer is een flinke klus. Maar als het helemaal staat, dan heb je daar lang profijt van. Goed voorraadbeheer drukt je voorraadkosten en kan zelfs je winsten vergroten. In dit artikel delen we 5 tips voor het optimaliseren van je voorraadbeheer.

De risico’s van voorraad

Het hebben van voorraad brengt risico’s en kosten met zich mee. Je kunt deze in drie categorieën verdelen, ze worden ook wel de 3 R’s genoemd. Hieronder lichten we ze alle drie uit en geven we al een kleine tip om de kosten en risico’s te kunnen beperken.

1. Ruimtekosten

Dit zijn alle bijkomende kosten die je maakt om je voorraad op te slaan. Denk aan het huren van een magazijn en de energiekosten die daarbij komen kijken. Maar ook onderhoud van machines die gebruikt worden bij verplaatsing van de voorraad.

Verkoopruimte is altijd duurder dan opslagruimte. Overweeg dus bij een fysieke winkel altijd een extra opslag te huren. Het geeft je de mogelijkheid om meer assortiment in de winkel te presenteren. Maar ook kun je een grote bulk voorraad inkopen, wat in de meeste gevallen goedkoper is.

2. Rentekosten

Voorraad is een investering. Als je deze investering financiert, heb je sowieso te maken met rentekosten. Maar ook zonder financiering krijg je te maken met rentekosten. Het vermogen zit vast en voorraad levert niets op zolang het niet verkocht is. Het kan zelfs geld kosten als je de voorraad niet verkocht krijgt.

Zorg ervoor dat je precies genoeg voorraad inkoopt. En dat je weet hoelang het duurt voordat alle producten verkocht zijn. Zo kun je gemakkelijk berekenen wat het je gaat kosten (ruimte, rente en waarde) én wat het je gaat opleveren.

3. Risicokosten

Dit is de kostenpost voor de risico’s die voorraad met zich meebrengen. Zoals voedsel wat over datum gaat, een nieuwe smartphone die uitkomt of het einde van een kleding seizoen. Dit zijn allemaal situaties die effect hebben op de waarde van je voorraad.

Let ook goed op wat je concurrenten doen. Als zij hetzelfde product voor minder aanbieden, moet je daar eigenlijk in meegaan om je voorraad te verkopen.

Tip 1: Voorraadbeheer volledig online en real time

Om het jezelf makkelijk te maken is het fijn om je voorraad online bij te houden. Je hebt dan altijd tot je beschikking en kan het niet zomaar kwijtraken. Je hebt tegenwoordig verschillende voorraadbeheer apps en software waarin je gemakkelijk overzicht houdt. Van kleine ondernemer tot ondernemer van een landelijke keten, voor ieder type bedrijf is er een passende software te vinden.

Heb je een fysieke winkel en een webshop? Dan is het fijn dat de voorraad real time update met je kassasysteem. Is dit niet het geval? Dan kan het zijn dat iemand een laatste item koopt in de winkel en een halfuur later bestelt iemand precies dit item in de webshop. Dit kan natuurlijk een keer voorkomen, maar je wilt niet iedere keer teleurstellen. Mensen zullen minder snel bij je bestellen, omdat ze niet zeker weten of ze de bestelling krijgen.

Voorbeelden van voorraadbeheer software:

• Silvasoft
• AFAS Ordermanagement
• Exact Online Handel
• Webship

Tip 2: Maak een ABC-analyse

Als je al druk bezig bent met voorraadbeheer, dan ken je de ABC-analyse waarschijnlijk wel. Dit is een methodiek om in kaart te brengen welke producten het meeste en het minste omzet opleveren. Je hebt A-, B- en C-producten.

A-producten:

Dit zijn de producten die voor de meeste omzet zorgen. Dit zijn de hoofdproducten van het bedrijf, de corebusiness. Hier wordt vaak de 80/20 regel gehanteerd. Dat betekent dat 20% van het assortiment voor 80% van de omzet zorgt.

B-producten:

Dit zijn producten die bij de hoofdproducten horen. Ze worden vaak in combinatie bestelt met het hoofdproduct of als herbestelling. Dit gaat vaak om 30% van de producten en 15% van de totale omzet.

C-producten:

Dit is de groep die het minste omzet oplevert. Het gaat hier om 50% van de producten en maar 5% van de totale omzet. Dit zijn producten die weinig besteld worden.

Door te bepalen welke producten een A, B of C status krijgen, kun je je magazijn efficiënt indelen. En je weet nu op welke producten je moet focussen, omdat ze de meeste omzet opleveren. Dit kan je verkoop, marketing en algehele presentatie een boost geven.

Tip 3: Zorg voor een goede relatie met je leveranciers

Allereerst is het goed om te kijken hoe de relatie is met je huidige leveranciers. Kun je vertrouwen op je leveranciers en heb je fijn contact? Dan zit dat al goed! Maar het kan ook voorkomen dat het niet zo soepel loopt. Je kunt je afvragen of dit bijdraagt aan de effectiviteit van je voorraadbeheer. Hier is een flinke optimalisatieslag te slaan. Ga op zoek naar fijne leveranciers die hun afspraken nakomen.

Ben je helemaal tevreden met je leveranciers? Zorg dat je met hen samenwerkt. Kun je al vroegtijdig aangeven wanneer je jouw bestellingen gaat plaatsen of zit er regelmaat in? Dan kun je in ruil voor die zekerheid goede prijsafspraken maken. Of misschien kan de levertijd wel verkort worden. Op de lange termijn kan dit je een concurrentievoordeel opleveren.

Tip 4: Maak een plan voor verschillende scenario’s

Als je met voorraden werkt, ben je daar ook afhankelijk van. Het kan dus voorkomen dat je verouderde voorraad hebt of dat je voorraad te snel uitverkoopt. En wat doe je dan? Voorbereiding is het halve werk! Als je al een plan hebt uitgedacht, kun je snel schakelen als één van deze situaties zich voordoet.

Verouderde voorraad verkopen

Heb je nog voorraad die niet verkoopt of minder waard wordt? Bedenk dan hoe je deze voorraad alsnog kunt verkopen voordat het écht te laat is.

Je kunt korting geven op het product. Of je kunt het product weggeven bij een bestelling boven een bepaald bedrag. Hierdoor kun je de orderwaarde nog verhogen, waardoor je er toch winst op maakt.

Voorraad te snel uitverkocht, maar er is wel veel vraag naar

Heb je te weinig voorraad bestelt en is je product in no time uitverkocht? Om je concurrenten voor te blijven moet je iets verzinnen. Als je het product alsnog kunt bestellen, dan kun je ter compensatie een product cadeau doen bij de bestelling. De levertijd is dan wel langer, maar je geeft daar wel een gratis product of korting voor terug.

Voorraadloos businessmodel

Heb je geen ruimte voor (extra) voorraad? Voor sommige producten kun je een voorraadloos businessmodel opzetten. Denk aan wat Boldking en On That Ass doen. Zij werken met een abonnementsstructuur. Maandelijks krijgen hun klanten scheermesjes en boxershorts thuisgestuurd. Ze weten precies hoeveel ze maandelijks moeten versturen en wat de kosten en opbrengsten zijn.

Is jouw product hier ook perfect voor? Dan zou je dit via dropshipping kunnen doen. Dit betekent dat de producent of leverancier de voorraad in beheer heeft. Ze sturen de bestelling direct naar de eindklant. Hierdoor heb jij geen voorraadkosten. Alleen de kosten voor de verzending en kosten van diensten van de leverancier. Dit is meestal goedkoper dan dat je zelf alle kosten maakt.

Tip 5: Investeer in voorraad en het beheer

Ben jij na dit artikel helemaal klaar om je voorraadbeheer te optimaliseren? Top! Je wil het nu écht goed aanpakken, want dit kan je winsten verhogen. Maar, het herinrichten van je magazijn, maken van een ABC-analyse en het aanschaffen en inrichten van nieuwe software kost tijd en geld. Tijd en geld wat je op dit moment niet gelijk beschikbaar hebt.

Gelukkig zijn er genoeg manieren om je investering te financieren. Een van die manieren is een zakelijke lening via direct lending. Een zakelijke lening bij Swishfund van €3.000 tot €1.000.00 is binnen drie dagen geregeld. Benieuwd hoe dit precies werkt? Check het hier.

Heb jij nog geen idee welke financieringsvorm bij jouw bedrijf past? We hebben een e-book gemaakt waarin we verschillende alternatieve financieringsvormen uitlichten. Inclusief de voor- en nadelen. Het e-book download je hier.